Vous envisagez d’organiser un événement professionnel ? Un moment pour nouer des contacts avec des clients ou partenaires existants ou potentiels, pour les fidéliser ou les convaincre de travailler avec vous ? Un cocktail est une excellente occasion de nouer des contacts avec un nombre restreint de personnes. Vous pouvez créer un événement unique qui rassemble les gens autour d’un verre et de canapés.
Un cocktail est une bonne alternative aux dîners assis qui ne favorisent pas le mouvement et l’échange. Les cocktails facilitent le réseautage puisque tout le monde est debout et peut déguster des plats et des boissons tout en parlant et en se déplaçant. Pour créer des opportunités de conversation et de rencontre optimales, et pour établir des relations solides avec et entre vos invités, l’organisation de votre cocktail doit être irréprochable.
Définissez le format
« Cocktail party » peut signifier beaucoup de choses. Vous devez vraiment réfléchir au format le plus pertinent en fonction de vos besoins. S’agit-il d’un cocktail de midi ou de soirée ? Est-il intégré à un autre événement – conférence, événement annuel de l’entreprise ? Qui sont vos invités ? Quelles sont vos attentes vis-à-vis de cet événement : développer votre réseau professionnel, acquérir de nouveaux clients, fidéliser vos clients existants, etc. Avoir une réponse à ces questions vous permettra de fixer le cadre de votre événement.
Réserver le lieu idéal
Dans la planification d’un événement, le lieu est souvent un aspect stratégique clé. C’est encore plus vrai dans le cas d’un cocktail, dont le lieu doit correspondre à vos objectifs et aux attentes de vos invités. Accueillez-les dans un lieu unique, exceptionnel ou très représentatif de votre entreprise, de votre thème ou de votre secteur d’activité. La première impression que vos invités auront de votre événement viendra du lieu, alors prenez votre temps pour choisir le lieu. N’hésitez pas à vous démarquer et à rechercher des lieux inattendus pour qu’ils se sentent spéciaux.
N’oublions pas non plus les aspects pratiques. Votre lieu doit être facile d’accès pour vos invités, que ce soit par les transports publics ou privés. Enfin, les espaces verts, si possible en plein air, sont toujours un plus.
Fixez votre événement un jour de semaine
Cela peut sembler évident, mais il est important de le rappeler quand même – les événements d’entreprise ont très souvent lieu en semaine. Vos invités sont plus susceptibles de dire oui à un déjeuner ou une soirée de travail un jour de semaine. Prêtez attention aux autres événements professionnels auxquels ils sont susceptibles de participer. Pour des raisons pratiques et pour vous assurer de leur présence, veillez à communiquer la date de votre cocktail bien à l’avance.
Assurer la présence de vos invités
Pour être sûr que vos invités seront présents le jour J, informez-les à l’avance en utilisant le traditionnel « Save the date », suivi d’une invitation personnelle et de quelques rappels. De nombreuses applications mobiles – telles que le calendrier Google, le calendrier iOS, les événements Facebook, etc. – permettent aux gens d’enregistrer facilement votre événement dans leur calendrier, alors utilisez-les. Pour gérer vos invitations et vos inscriptions, créez une plateforme d’inscription personnalisée – cela facilitera la planification et vous fera gagner du temps. Le jour J, vous disposerez de toutes les informations relatives à vos invités en un seul endroit et pourrez contrôler les admissions si vous le souhaitez.
Choisir les bons prestataires de services
L’ambiance de votre cocktail est tout aussi importante que le lieu. Accueillez vos invités dans un environnement où il est facile de briser la glace et de commencer à discuter avec les autres. Vous pouvez envisager d’organiser des animations, d’installer des stands ou de diviser le lieu en différentes zones. Accordez une attention particulière à vos prestataires de services et aux orateurs ou animateurs que vous souhaitez recruter. Le format cocktail vous permet de passer du temps avec vos clients existants et potentiels dans un cadre informel, alors oubliez les discours et présentations très formels. Privilégiez les interventions courtes et encouragez vos invités à participer et à interagir.
Les petits bonus d’un événement professionnel
Les petits bonus sont les éléments dont les invités se souviendront une fois votre événement terminé. Il peut s’agir d’une activité ou d’un thème spécifique, d’une boisson ou d’un plat unique, de quelques goodies ou cadeaux offerts lors du cocktail, d’un mot de remerciement personnalisé après l’événement… Ne sous-estimez pas ces gestes car ils peuvent faire toute la différence !
Vous avez tous les ingrédients pour préparer le cocktail parfait. Il ne vous reste plus qu’à adapter ces recommandations à votre entreprise !
