Une bonne organisation est la clé de réussite d’un évènement d’entreprise. Si vous apprêtiez à organiser un team building, une soirée d’entreprise, un séminaire ou un diner professionnel, vous devrez planifier toutes les étapes de préparation et de partager les différentes tâches sur les membres de votre équipe d’organisation.
En effet, la réussite d’un évènement d’entreprise ne doit pas être laissé au hasard. Découvre ici quelques conseils qui peuvent vous aider à organiser votre manifestation et à vous assurer de son bon déroulement.
Organiser un évènement d’entreprise : les différentes étapes à suivre
Vous avez l’attention d’organiser un team building ou un séminaire et vous ne savez pas par où commencer ? sachez que l’organisation d’un évènement d’entreprise se déroule en plusieurs étapes : il faudra tout d’abord identifier concept de votre évènement en fonction de vos objectifs. Ensuite, vous devrez passez à la planification, en ajoutant quelques petits détails afin de rendre votre évènement unique. Enfin, vous devrez fixer le budget à allouer pour l’organisation de votre manifestation professionnelle.
Déterminer le concept de votre évènement
Dès le départ vous devez définir le format ou le concept précis de votre évènement. Posez-vous les bonnes questions pour pouvoir déterminer si vous désirez organiser un séminaire d’entreprise, une team building ou plutôt une soirée professionnelle avec vos partenaires. Cela vous aider à comprendre ce que vous souhaitez faire exactement. Dans le cas où vous n’arrivez pas à trouver les bonnes réponses, n’hésitez pas à demander l’aide d’une agence évènementielle comme Tictac Event qui pourra vous proposer des idées originales et vous accompagner dans vos démarches.
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Préparer le planning
Lors de la planification de votre évènement d’entreprise, vous devrez prendre en compte de certains éléments tels que le lieu où vous désirez organiser votre séminaire ou votre team building, le traiteur qui se chargera du repas ou de rafraichissement, la compagne de communication à lancer pour votre évènement, la logistique, etc. Pour cela, vous aurez besoin d’une équipe qui s’occupera de tous les détails liés à l’organisation de votre évènement.
Pour réussir votre premier évènement, pensez à répartir les différentes tâches sur les membres de votre équipe. Assurez-vous que chaque membre dispose d’une idée claire sur ce qu’il doit faire exactement. Pensez à créer un chronogramme qui vous permettrait de suivre l’évolution des différentes étapes de préparation de votre évènement.
Vous devez également accorder une attention particulière au lieu où vous désirez organiser votre évènement. Il est conseillé de rendre une visite sur place, même s’il a été recommandé ou validé par votre équipe. Assurez-vous que le cadre du lieu correspond au format de votre évènement. Vérifiez les autres détails tels que la sonorisation, la climatisation et les toilettes pour éviter les surprises de dernière minutes. Si vous n’avez pas les compétences requises en interne pour se charger de l’organisation de votre évènement, vous pouvez la confier à une agence spécialisée.
Accorder une attention particulière aux petits détails
Soyez attentif aux petits détails qui sont aussi importants afin de rendre votre premier évènement unique et exceptionnel. Choisissez avec vigilance un orchestre qui va animer votre soirée ou un animateur sportif pour votre team building. Prévoyez un coin pour prendre des photos qui mémorisent votre évènement. Préparez des gadgets personnalisés qui seront distribués, à l’occasion sur vos participants et vos invités.
Fixer dès le départ votre budget
Pour organiser votre premier évènement d’entreprise, vous devrez définir clairement et dès le départ le budget à allouer en fonction de vos besoins. Fixez une marge à ne pas dépasser, que vous l’aurez besoin, en cas d’éventuels imprévus.
Faire un dernier check up
La veille de votre soirée professionnelle ou de votre team building, faites un dernier chez up pour vérifier tous les aspects liés à votre évènement. Assurez-vous que tout soit prêt en faisant une dernière réunion avec votre équipe d’organisation. Cela est important pour faire un dernier point sur les tâches de chaque membre.
Demander des retours de vos participants et invités
A la fin de votre événement, invitez tous les participants à vous donner leur impression sur le déroulement de votre manifestation. Cela vous aidera à connaitre les points ratés de Evènement. Soyez ouvert aux critiques qui vous serviront pour améliorer l’organisation et la planification de votre prochain événement d’entreprise.
