Par principe les archives publiques sont librement consultables par toute personne. Néanmoins dans certains cas la loi ne permet pas de consulter des archives publiques sauf après un certain délai.
Les archives publiques sont les archives produites ou reçues par une personne de droit public et sont communicables de plein droit. De ce fait, toute personne intéressée peut obtenir la communication d’un document selon certaines conditions.
Quelles sont les options pour accéder aux archives publiques ?
Il est possible de consulter gratuitement des archives publiques sur place sauf dans le cas où la préservation du document ne le permet pas. En effet, certains documents peuvent être datés et être considérés comme fragiles et même rarissimes.
Vous pouvez faire une demande d’envoi par mail qui est également gratuite. Mais pour cette option, il est nécessaire que le document existe déjà sous format numérique.
Une des options les plus courantes reste de demander une copie du document sur le même support comme une photocopie, ou microfilm, etc … Néanmoins cette copie peut être facturée mais à un prix qui ne dépassera pas un montant précisé. Auquel il faudra rajouter les frais d’affranchissement de la Poste.
La dernière reste la recherche pas vous-même dans le cas où le document a fait l’objet d’une publication papier ou en ligne. Dans ce cas-là, le service d’archives vous conseillera de consulter ce document dans sa version publiée et non au sein des archives publiques.
Les délais de consultations des archives publiques
Dans certains cas, les archives publiques ne peuvent être consultables avant un certain délai, pour des raisons diverses liées aux informations présentes dans les documents souhaités. Les professionnels s’occupant de la gestion des archives sauront vous guider et vous donner les informations concernant la possibilité de consulter ou non l’archive publique et qu’ils vous renseignent sur les délais exactes du document que vous souhaitez consulter
Pour obtenir l’accès à de tels documents d’archives publiques, il est important d’attendre les délais suivants.
Si le document contient des informations portant atteinte au secret des délibérations du Gouvernement, ou du pouvoir exécutif, aux relations d’extérieures, à la monnaie, au secret d’affaires, au crédit public, à la recherche d’infraction, etc … Il faut compter 25 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent dans le cas d’un dossier.
Lorsque le document comporte des données collectées par questionnaires à des fins statistiques ayant un rapport avec des faits et comportements d’ordre privé. Ou encore un document relatif à une enquête réalisée par la police, concernant un procès ou bien un registre de naissance et de mariage. Il sera possible de le consulter seulement 25 ans après la mort de la personne si cette date tombe la première, ou 75 ans (100 ans si l’archive porte sur une personne mineure) à compter de la date du document
Dans le cas où le document est couvert par un secret de défense nationale et concerne une personne dont l’identification porterait atteinte à sa sécurité comme les espions. Il sera communicable 25 ans après la mort de la personne si cette date tombe avant, ou 100 ans à compter de la date du document.
Pour plus de renseignements concernant les délais, consultez le service d’archives publics concerné par votre demande. Et pour en savoir plus, sur la règlementations des archives publiques, consultez le Code du patrimoine : Le régime de communication.
