Pour sécuriser les archives importantes d’une entreprise, il vaut mieux les numériser. Il s’agit d’une technique permettant d’améliorer l’organisation interne d’une société en émettant les informations en toute facilité. Cet article décrit tout ce qu’il faut savoir sur la numérisation.
Le processus de la numérisation des documents
Également appelée dématérialisation des documents, la numérisation intelligente est une technique qui permet de transformer un document papier en un document numérique. Il s’agit d’un processus de capture d’une image numérique de ce document papier. Ce dernier est ainsi converti en image interrogeable électroniquement qui améliore la gestion du processus métier. Il faut savoir que l’ensemble du fonctionnement de cette numérisation inclut la reconnaissance du document avec un logiciel de RAD (Reconnaissance automatique de documents). Il comprend également la capture des informations écrites. Ce logiciel définit intelligemment les extraits et les informations sous format numérique. Cela permet de rechercher des mots-clés dans un document. En outre, numériser les documents est nécessaire pour économiser du temps. En effet, les personnels n’auront pas à perdre du temps à chercher dans des fichiers les informations dont ils ont besoin. La numérisation améliore également les processus chronophages comme le traitement des factures fournisseurs.
Comment numériser les documents importants pour les sécuriser ?
Les entreprises ont souvent un grand nombre de dossiers très importants au format papier. Ces documents peuvent être des contrats, des factures, des bilans comptables ou encore des données RH. Pourtant, le risque de dégradation ou de perte de ces archives reste élevé en cas de déménagement ou de sinistre. Il est donc judicieux de numériser les documents professionnels pour conserver ses archives en toute confidentialité et sécurité. Depuis quelques années, il est tout à fait possible de stocker et protéger les documents importants. Cela s’effectue avec des espaces de stockage sécurisés dans un système d’enregistrement de données électroniques. Les collaborateurs de l’entreprise ayant un droit d’accès peuvent y accéder facilement et à tout moment. Il est donc important de numériser tous les dossiers papier ayant une valeur juridique avant d’effectuer l’archivage numérique. Pour cela, il est préférable de faire appel à des spécialistes en solution de dématérialisation proposant la formule la plus adaptée à ses besoins.
Quelques informations essentielles à savoir
D’après les informations ci-dessus, il vaut mieux éviter de trouver un service de location box pour sécuriser ses archives importantes. Pour conserver ses archives numériques, le coffre-fort électronique est une meilleure alternative. Il permet de garder les documents numérisés importants de façon sécurisée. Il constitue également un moyen efficace pour prévenir le vol, le piratage de données, l’usurpation ainsi que les virus. L’outil de stockage en ligne est indispensable pour déposer différents types de documents numérisés. Ces derniers peuvent être des déclarations fiscales et sociales, des contrats de travail ou encore des bulletins de paie. De ce fait, les démarches administratives internes seront facilitées et accélérées. De plus, tous les documents numérisés placés dans le coffre-fort sont identiques aux originaux. En plus de cela, la date de dépôt constitue la preuve légale lorsqu’il y a un litige.
